Bessere Effizienz, mehr Automatisierung & stärkere Beziehungen

Unternehmen denken oft nicht als erstes an ihre Bezahlvorgänge, wenn sie nach Möglichkeiten suchen, die betriebliche Effizienz zu steigern und strategische Vorteile zu erzielen. Dabei lohnen sich automatisierte B2B-Zahlungslösungen für große Unternehmen gleich auf mehreren Ebenen: Sie können für Effizienz, Sicherheit und Transparenz sorgen und zeitgleich Kosten und Zeit für manuelle Prozesse einsparen.

Ein Unternehmen, das diese Vorteile bereits nutzt, ist BAE Systems, ein globaler Anbieter von technologiegestützten Verteidigungs-, Luft- und Raumfahrt- sowie Sicherheitslösungen. Das Unternehmen beschäftigt über 90.000 Mitarbeiter:innen in 40 Ländern. Das Unternehmen arbeitet bei der Entwicklung, Konstruktion und Fertigung von Produkten und Systemen mit vielen Kund:innen und lokalen Partner:innen zusammen. Dies erfordert eine Vielzahl an B2B-Zahlungen, die zur Verlangsamung der Prozesse, Ineffizienzen und einer mäßigen Überwachung der Ausgaben führen können.

BAE Systems: Neuer Ansatz für die Zahlungsabwicklung gesucht

Das Unternehmen brauchte eine effiziente Lösung für die Abwicklung von B2B-Zahlungen an sogenannte indirekte Zuliefer:innen. Das umfasst Lieferant:innen, die nicht direkt an der Herstellung der Produkte beteiligt sind, aber das Unternehmen zum Beispiel durch Büromaterial und Verbrauchsgüter, Logistikdienstleistungen, befristeten Arbeitskräften oder IT-Unterstützung  am Laufen halten. Außerdem suchte BAE Systems eine Firmenkartenlösung zur Begleichung von Geschäftsreisekosten.

„Wir wollten die Zahlungsabwicklungen und den Abgleich von über 300.000 B2B-Transaktionen pro Jahr sowie von über 900.000 kartenbasierten Reisekostenzahlungen verbessern“, so John Champion, CIPS Fellow und Indirect Procurement Director bei BAE Systems. „Dafür haben wir eine nahtlose Zahlungslösung gesucht, die Papier überflüssig macht und mit der wir eine große Anzahl von Transaktionen schnell und einfach erledigen können.“

Die Antwort: Automatisierte und effiziente Zahlungen mit American Express ®

Zusammen mit dem Partner American Express hat BAE Systems eine hocheffiziente, durchgängig digitale Zahlungslösung eingeführt. Das Unternehmen kann seine Ausgaben konsolidieren und große Mengen an Zahlungen an verschiedene Lieferant:innen weltweit verarbeiten und automatisch abwickeln. Tausende von Bestellformularen und Rechnungen fallen weg, was zusätzlich die Transparenz und Kontrolle erhöht.

BAE Systems kann seine Lieferant:innen nun nicht nur schneller bezahlen. Automatisierte Abgleichtools sorgen außerdem für einen optimierten Prozess beim Hochladen von Daten direkt in das ERP- und Buchhaltungssystem und lösen den Rechnungsversand ab. Das spart Zeit für die ansonsten manuelle Bearbeitung und reduziert das Risiko menschlicher Fehler.

Das neue Zahlungssystem liefert den einzelnen Geschäftsbereichen außerdem wertvolle Daten und Managementinformationen. Damit kann das Unternehmen Ausgaben genauer kontrollieren und Möglichkeiten für strategische Verbesserungen erkennen.

Der Effekt: Mehr Komfort, Kontrolle, Effizienz und Transparenz

„Einige Akteur:innen der Beschaffungsbranche haben die Vorteile der Automatisierung noch nicht vollständig erkannt, insbesondere im Zahlungswesen. Doch die Automatisierung der Zahlungsprozesse war für uns eine enorme Chance. Wir arbeiten jetzt effizienter und konnten uns in der Unternehmensführung verbessern“, so Champion.

Governance und Kontrolle sind für BAE Systems von großer Bedeutung. Dank American Express kann das Unternehmen nun monatliche und individuelle Transaktionslimits auf Kontoebene festlegen und so die Ausgaben besser kontrollieren. Außerdem sorgt das Verfahren dafür, dass Ausgaben nur bei Lieferant:innen getätigt werden, mit denen das Unternehmen einen Vertrag abgeschlossen hat. Dies trägt zur Volumensteigerung bei, unterstützt die Verhandlungen mit diesen Lieferant:innen und verhindert Ausgaben, die über das gesetzte Limit hinausgehen.

„Der virtuelle Bezahlprozess bietet einen vollständigen Überblick über unsere Ausgaben und ermöglicht uns datengestützte Beschaffungsentscheidungen. Das System sorgt dafür, dass unsere Ausgaben nur an die Unternehmen gehen, mit denen wir eine Vereinbarung getroffen haben und die richtigen Lieferant:innen die richtigen Arbeiten oder Aufträge von uns erhalten.“

Win-Win-Situation stärkt die Beziehungen von BAE Systems zu den Lieferant:innen

Die Zusammenarbeit mit American Express unterstützt auch die Zahlungsinitiative von BAE Systems für kleine Unternehmen (Small Business Payment Initiative). Diese sieht vor, dass Lieferant:innen innerhalb von fünf Werktagen bezahlt werden, damit sie keine Zeit mehr dafür aufwenden müssen, unbezahlte Rechnungsbeträge einzufordern. „Unsere Lieferant:innen sind für uns von entscheidender Bedeutung. Deshalb ist es uns wichtig, sie schnell zu bezahlen. Schließlich ist das die Grundlage einer guten Beziehung zu ihnen“, erklärt Champion. „Wenn wir zuverlässig und pünktlich zahlen, können unsere Lieferant:innen uns gute Preise und bessere Geschäftsbedingungen anbieten. Eine schnelle Zahlung hat also auch für uns wertvolle geschäftliche Vorteile.“

Eine starke Partnerschaft

BAE Systems arbeitet seit über 25 Jahren mit American Express zusammen. Aus einem kleinen Vertrag mit nur einer Geschäftseinheit ist eine starke Partnerschaft mit einem unternehmensweiten Programm gewachsen. Auch die Zahlungslösung selbst hat sich mit der Zeit weiterentwickelt. American Express hat sie im Zuge der zunehmenden Digitalisierung stets verbessert. „Unsere Beziehung zu American Express ist darauf aufgebaut, gemeinsam Lösungen zu finden. Das hervorragende Account Management Team von American Express war immer flexibel und hat gute, kreative Lösungen für unsere Probleme gefunden“, so Champion. „Sie haben Beziehungen zu allen Ebenen unseres Unternehmens aufgebaut und reagieren immer unglaublich schnell.“

Wenn Sie mehr über die B2B- und automatisierten Zahlungen von American Express erfahren möchten, besuchen Sie: www.amex.de/bereit

Mit den digitalen Zahlungslösungen von American Express, wie etwa vPayment, Buyer Initiated Payments Plattform und Corporate Purchasing Cards, lassen sich die Ausgaben bei Lieferant:innen verfolgen, planen und kontrollieren. Sie bieten Einblicke in das Ausgabenverhalten und vereinfachen den Abgleich. Dies gewährleistet einen verbesserten Cashflow und weniger Zeitaufwand für die Bearbeitung von Papierunterlagen. Dank Partnerschaften mit Unternehmen wie SAP Ariba* und Coupa* werden unsere B2B-Zahlungsfunktionen in deren Plattformen eingebunden. So können unsere Geschäftskund:innen sichere virtuelle Kartenzahlungen an Lieferant:innen vornehmen und den Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung optimieren.

*Die Verfügbarkeit kann sich je nach Land unterscheiden