Experten sind überzeugt: So hybrid ist der Arbeitsplatz der Zukunft

„Die Zukunft ist hybrid - mit einer großen Bandbreite an Arbeitsvorlieben. Unternehmen sollten sich bemühen, das Beste aus den Arbeitsmodellen vor Ort und zu Hause herauszuholen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten und sogar zu steigern. Das bedeutet konkret, es den Mitarbeitern einfach zu machen, effizient zusammenzuarbeiten, egal wo sie sind.“ (Verizon Business)

Zurück in die Zukunft? Nachdem die Pandemie im letzten Jahr fast schon über Nacht große Teile der Bundesrepublik ins Homeoffice befördert hat, kehren in einigen Branchen die Mitarbeiter langsam zurück ins Büro. Doch wie werden diese Büroumgebungen – momentan fast schon ein Relikt aus grauer Vorzeit – zukünftig aussehen? Experten sind überzeugt: Unsere Büros, wie wir sie heute kennen, müssen in Zukunft einem strukturellen Make-Over unterzogen werden, um in der neuen Normalität bestehen und qualifiziertes Personal gewinnen und halten zu können. Als eines der führenden Technologieunternehmen der Welt weiß Verizon Business, wie Sie Büroumgebungen dank moderner Technik zu sicheren, leistungsfördernden und einladenden Räumlichkeiten machen – und damit die Zufriedenheit und Produktivität Ihrer Mitarbeiter deutlich steigern können.

Neue Arbeitsstile erfordern neue Arbeitsplätze

Im zweiten Jahr der globalen Pandemie steht fest: Die Arbeitsstrukturen, wie wir sie bis dato kannten, werden wohl nie wieder dieselben sein. Die Meinungen darüber, wie und wo die Menschen in Zukunft arbeiten werden, gehen zwar auseinander, doch in einem Punkt sind sich die meisten Experten einig: Es werden immer weniger Menschen im Büro arbeiten – und noch weniger werden dies an fünf Tagen in der Woche tun. Ganz so abgeschrieben wie teilweise vorhergesagt scheint das klassische Büro dann allerdings doch nicht.

Erfordern doch zum einen viele Arbeitsplätze eine physische Präsenz – nicht nur im Einzelhandel und in der Produktion. Und zweitens sind Menschen von Natur aus soziale Wesen. Das Büro wird also aller Voraussicht nach weiterhin eine Daseinsberechtigung haben – allerdings, und da sind sich die meisten Experten einig, muss es sich verändern, um in einer agilen, hybriden Arbeitswelt bestehen zu können.

Flexibilität im Trend: Das motiviert Menschen zum Jobwechsel

Den Ergebnissen der EY Work Reimagined-Mitarbeiterbefragung 2021 zufolge wünschen sich neun von zehn Mitarbeitern in Zukunft mehr Flexibilität in Bezug auf Ort und Zeit ihrer Arbeit. Wenn sie die Wahl hätten, würden sich mehr als die Hälfte der befragten Mitarbeiter (54 Prozent) für Flexibilität bei der Festlegung ihrer Arbeitszeiten entscheiden – 40 Prozent wünschen sich diese Flexibilität für die Wahl ihres Arbeitsortes. Nicht nur vor dem Hintergrund des allgegenwärtigen „War of Talents“ interessant: Die Menschen sind durchaus bereit, ihren Arbeitsplatz zu wechseln, um diese Flexibilität zu erhalten – bei den so genannten Millennials ist die Wahrscheinlichkeit dafür sogar doppelt so hoch wie bei den Babyboomern.

Verizon Business ist überzeugt: Wenn der gebotene Arbeitsplatz den Unterschied zwischen dem Verlust und der Bindung von Mitarbeitern ausmachen kann, sollte es für Unternehmen höchste Priorität haben, ihn richtig zu gestalten. Die gute Nachricht: Eine Neuausrichtung des Arbeitsplatzes muss nicht mal mit massiven Störungen oder hohen Kosten verbunden sein.

Doch wie geht man richtig vor? Verizon Business rät allen Unternehmen, sich zunächst einmal die Ziele vor Augen zu führen. Was muss ein moderner Arbeitsplatz in Zukunft leistenNeuer Inhalt 1.

Sicherheit muss spürbar sein

Da ist zum einen das Thema Sicherheit und die personelle Auslastung der Bürokapazitäten. Während volle Büros in der Vergangenheit vielleicht sogar für einen abwechslungsreichen, lebhaften Arbeitsalltag gesorgt haben, sind die Menschen durch die Pandemie viel vorsichtiger geworden. Desinfektionsmöglichkeiten und Rückzugsorte sollten dementsprechend selbstverständlich vorhanden sein.

Mehr Qualitytime: Flexibilität macht Mitarbeiter zufriedener

Viele Menschen haben während der Pandemie erfahren, dass die freiere Zeiteinteilung im Homeoffice ihnen gut gefallen hat – entsprechend groß ist der Wunsch, die Flexibilität, zu entscheiden, wann man arbeiten möchte, auch im Büro beibehalten zu können. Letztendlich trägt dies auch ganz entscheidend zur Zufriedenheit und dem mentalen Wohlbefinden bei.

So wurde durch den Wegfall täglicher Pendelzeiten viel Zeit gespart – gleichzeitig hatte man mehr Zeit für die Familie. Komfort und Produktivität ließen sich dementsprechend insbesondere in der heimischen Umgebung besonders gut verbinden.

Doch obwohl viele Mitarbeiter auch in Zukunft ein gewisses Maß an Homeoffice-Tätigkeit beibehalten möchten, wollen die meisten nicht ganz auf die menschlichen Beziehungen und die Vorteile der Zusammenarbeit im Büro verzichten.

Verizon Business ist überzeugt: Das Wohlbefinden steht zu Recht ganz oben auf der Prioritätenliste zukunftsorientierter Unternehmen. Als mitarbeiterorientierter Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, ist entscheidend, um die besten Talente anzuziehen und zu halten – ganz egal in welcher Branche man tätig ist.

Produktivität: Homeoffice praktisch über Nacht

Die Ereignisse der COVID-19-Pandemie haben gezeigt, dass es für die langfristige Nachhaltigkeit entscheidend ist, die richtige Technologie im Einsatz zu haben. Unternehmen, die über eine agile Infrastruktur verfügten, waren bereits im vergangenen Frühjahr in der Lage, sich schnell anzupassen und somit sowohl Betrieb als auch Kundenservice aufrechterhalten zu können.

Anfang März 2020 begann etwa das zentrale Krisenreaktionsteam von Verizon mit der Vorbereitung auf die möglichen Auswirkungen von Ausfällen. Die Führung von Verizon wurde am 11. März über die Pläne informiert, gefolgt von den übrigen Mitarbeitern des Unternehmens.

Stefan Brandes, Marketing Manager von Verizon Business, erklärt: „Am Montag, dem 16. März, hatten wir jeden, von dem wir annahmen, dass er von zu Hause aus arbeiten könnte, so eingestellt, dass er tatsächlich von zu Hause aus arbeiten konnte. Am 23. März waren es dann statt ehemals etwa 4.000 von 135.000 Mitarbeitern, die im Homeoffice arbeiteten, ganze 115.000.“

Verizon ermöglichte es dabei nicht nur vielen Beschäftigten, ihren normalen Job von zu Hause aus weiter zu erledigen, sondern konnte auch viele Mitarbeiter in neue Aufgabenbereiche versetzen. So konnten zum Beispiel Einzelhandelsmitarbeiter, die von den weit verbreiteten Ladenschließungen betroffen waren, andere Aufgaben, etwa im telefonischen Support, zu übernehmen.

Die hybride Arbeitsumgebung: Von der Planung zur Umsetzung

Sind die Ziele, die eine moderne Büroumgebung erfüllen soll, definiert, geht es an die konkrete Umsetzung der Umgestaltung. Verizon Business rät: Jedes Unternehmen sollte sich fragen, was an seinen Arbeitsplätzen gut funktioniert und was ersetzt, angepasst oder erweitert werden muss.  

Mit Hilfe von Technologie können etwa die Kapazitäten gute geplant und ausgelotet werden und auch die Daten von Besuchern lassen sich einfach und sicher erfassen – Mitarbeiter wissen so, dass sie auch im Büro bestmöglich geschützt sind.

Moderne Systeme, die auf Virtual und Augmented Reality-Technologien basieren, sind dabei in der Praxis viel effektiver als herkömmliche Raumbuchungssysteme, da sie mit Hilfe von Sensoren erkennen, welche Räume tatsächlich genutzt werden und nicht nur, welche ausgebucht sind. Dieselben Sensoren können auch verwendet werden, um die Raumbelegung zu verfolgen und bei Überbelegung eine Warnung auszugeben.

„Das Gute an der richtigen Technologie ist, dass sie nicht nur die Sicherheit und die Zusammenarbeit an Ihrem Arbeitsplatz verbessern kann, sondern auch Ihre Arbeit erleichtert“, weiß Stefan Brandes, Marketing Manager von Verizon Business. „Verabschieden Sie sich von arbeitsintensiven Wartungsarbeiten. Sensoren können Ihnen helfen, die Reinigung von Gemeinschaftsbereichen intelligent zu planen und zu verwalten. Der Schreibtisch wurde gerade benutzt? Sensoren können dies sofort protokollieren, die Belegung stoppen und einen Alarm erzeugen, dass er gereinigt werden muss.“

Auch Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können helfen, die Überwachung zu verbessern, ohne den Arbeitsaufwand gleichzeitig zu erhöhen. So können zum Beispiel Gesichtserkennungssysteme bestehende Sicherheitssysteme ersetzen, wodurch die Notwendigkeit eines Kontaktes entfällt und Risiken wie gestohlene Ausweise und das so genannte Tailgating – bei dem sich ein unbefugter Besucher hinter jemandem einschleicht – reduziert werden.

Doch bei allem berechtigten Optimismus gibt Verizon Business auch zu bedenken, dass entsprechende Modernisierungen keine einfachen Unterfangen sind und viel Knowhow und Expertise bedürfen. „Bei der Einführung von intelligenten Räumen und Zugangskontrollsystemen mit Gesichtserkennung geht es nicht nur um Kameras und Sensoren. Diese Systeme müssen in bestehende Geschäftssysteme integriert werden – ob es sich nun um physische Sicherheit oder Personalakten handelt. Sie wollen schließlich nicht viele inkompatible neue Systeme mit unterschiedlichen Schnittstellen und Authentifizierungsanforderungen hinzufügen,“ erklärt Brandes. „Außerdem müssen Sie alle anfallenden Daten organisiert und schnell zusammenführen, um die großen Datenmengen bewältigen zu können.“

Denn egal, ob es um neue Sicherheitstechnologie oder Kollaborationslösungen geht: Systeme, die unzuverlässig oder schwierig zu bedienen sind, werden sich kaum bei den Anwendern durchsetzen - vor allem dann nicht, wenn sie eine bestehende Lösung ablösen sollen.

Verizon Business resümiert: „Es ist wichtig, Partner auszuwählen, Technologien zu implementieren und Pläne zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, sich an alle Veränderungen anzupassen, die Demografie, Verbraucherpräferenzen und die Wettbewerbslandschaft mit sich bringen. Die Evaluierung einer Büroumgebung kann durch die Beinahe-Echtzeit-Daten, die Sie von intelligenten Sensoren und Videoanalysen erhalten, erheblich verbessert werden. Und das wiederum kann Ihnen helfen, ein detailliertes Verständnis Ihrer Büroimmobilien und deren Nutzung zu entwickeln. Wenn etwas nicht so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben, können Sie es dank Technologie schneller erkennen und beheben.“

Wahrscheinlich ist es genau diese Schnelligkeit und die dadurch ermöglichte Agilität, die in Bezug auf den Arbeitsplatz der Zukunft die wichtigste Erfolgszutat ist.

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